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    一、殡葬服务单位业务档案及其特点

    “殡葬单位业务档案(以下简称‘殡葬档案’)是指殡仪馆、火葬场、公墓、骨灰堂等殡葬服务单位,在提供遗体火化、遗体安葬、骨灰安放(莽等殡葬服务过程中形成的具有保存价值的各种载体和形式的历史记录。”这是2011年5月1日由民政部和国家档案局联合发布的“殡葬服务单位业务档案管理办法”(以下简称“管理办法’勺第二条明确指明的定义。

    殡葬档案的特点:殡葬行业的特殊性,决定了殡葬档案有其自己的特点。C殡葬档案的时间性。按照编年顺序进行收集和归档,这是殡葬档案区别于其他档案的一个显著特点。严谨的顺序,更能体现出殡葬管理与殡葬服务发展的规律性,从而能够更好地履行殡葬档案的服务职能和借鉴作用。(二)殡葬档案的独立性。殡葬档案的独立性主要表现在殡葬服务对象的不同上。由于服务对象的千差万别,这就要求殡葬档案必须严格执行一事一记或一户一记的原则。例如:公墓实行一墓一档;骨灰寄存处实行一盒一档;火化工作实行一尸一档等。只有这样,才能更好地体现殡葬档案管理的严肃性。c}殡葬档案的服务性。殡葬档案作为档案工作的一个组成部分,直接为社会各方面提供各种服务。它通过提供殡葬档案信息形式,实现和体现其服务目的。

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    二、殡葬档案的管理体制与工作职责

    管理体制。《办法》第三条明确规定:“各级人民政府民政部门应当将殡葬档案工作纳入殡葬管理和民政档案工作中,加强指导、监督和检查。殡葬档案工作接受档案行政管理部门的业务指导和监督。工作职责。《办法》第四条规定:“殡葬服务单位应当履行下列档案工作职责”:i、贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策,建立健全本单位殡葬档案管理的各项规章制度,保证殡葬档案工作的有序开展;a、明确负责殡葬档案工作机构和人员,统一管理本单位的殡葬档案;3、采用科学的管理方法,确保殡葬档案的安全保管;4、提供殡葬档案查阅服务,依据档案出具有关证明。

    三、健全各项制度,理顺管理程序

    制定按月核对制度。每月业务组长将各楼层、各寄存室的寄存信息打印成册,发放到基层管理员手中,由管理员逐个楼层、寄存室、架位核对在架信息。由于实现了微机化操作,每次核对仅用很少时间就能完成,减轻了管理员的工作强度,也大大降低了寄存差错率。制定严格的凭证祭扫和补办寄存证手续制度,要求丧主提供原登记在册的联系人身份证复印件,弥补了丧主利用制度缺陷,也基本杜绝了骨灰盒随便丢失的事件发生。

    四、殡葬档案的作用
    c1提供死亡证明,解决公民切身利益问题。殡仪馆的业务档案主要以死亡证档案为主,在建立死亡证档案过程中,档案人员经常需要与本单位各部门人员加强联系,辅助他们做好第一手材料的收集,以确保档案的完整性。档案收集完整了,整理、归档的工作也不能忽视,为了做好死亡证的归档,档案人员要打印逝世者目录清单,并进行仔细核对,有些年久破损的档案还要进行修补。随着国家法律和制度上的不断健全和完善,证据的作用在执行政策、法规过程中越来越凸显,居民死亡证是每位逝去居民最后一张信息凭证,纸片虽小,但却事关重大。人们在办理公证、出国、财产继承、事故处理、保险理赔、工伤理赔、股票过户、房子动迁等过程中都需要提供相关逝者的居民死亡证。以上海市为例,各殡仪馆为了方便市民,十多年来义务为居民查询死亡证,据不完全统计,殡仪馆2004年接待查阅人次112次,2005年114次,2006年160次,2007年106次。
    C2)公墓档案为公民祭扫、维护丧家权益提供了便利条件。公墓档案在为民服务中经常发挥作用,如在一年一度的清明、冬至以及市民自选的祭扫日时,大量人群涌向各公墓,为故去的亲朋好友扫墓,其中总有人忘记了所祭扫的故人骨灰安置的墓址(或寄存、壁葬的格位号码,以至于到了公墓却寻找不着,在焦急和匆忙之中,他们找到公墓业务室,所幸只需报出亡者姓名或当时办理骨灰安放申请人的姓名,不出几分钟,就能拿到业务员为他们抄写的骨灰安放具体位置,使得他们能够如愿以偿地完成祭扫的心愿。市民来公墓祭扫,希望把交付墓穴管理费等事项一并办理,如忘带墓穴证(骨灰寄存i}也没关系,这同样可以在计算机管理系统中查询到所交管理费的起止日期、金额,一次性顺利解决按时缴管理费等事项。
    五、殡葬档案的实体管理
    C1收集与归档。1、各级民政部门档案工作机构负责全面、系统收集、督促业务部门及时归档;2、建立健全殡葬档案的归档制度。CD明确归档范围。《办法》第五条规定:遗体火化过程中形成的下列文件材料应当归档:(详见《殡葬服务单位业务档案管理办法》第五条,第六条,第七,W C2}明确归档要求。《办法》第八条明确要求:(详见《办法》第八,W C3}明确归档时间。《办法》第八条要求:“殡葬文件材料应当在相关手续办理完毕后10个工作日内整理归档。”
    C2)整理与编目。1、分类。《办法》第九条:“归档的殡葬文件材料按照类别—年度进行整理。”殡葬档案的类别分为遗体火化、遗体安葬和骨灰安放(葬)三类。2、立卷。按照《办法》第十条规定,以一个被火化的死者为单位进行整理,一个被火化的死者一卷;遗体安葬材料和骨灰安放(葬)以墓穴(格位为单位整理,一个墓穴(格位一卷。3、排列。按《办法》第九条三大类先后进行案卷排列,各类案卷《办法》第十条(二)要求,各类案卷按照形成时间顺序排列;卷内文件分别按照《办法》第五、六、七条规定的顺序排列。4、盖归档章。《办法》第十条(四)要求“在每卷档案内首页上端的空白处(或者档案封套和档案袋的封面加盖归档章并填写有关内容。"5、卷内文件目录与备考表。《办法》第十条(劲要求:“每一卷殡葬档案编制卷内文件目录,置于卷内首页之前;填写卷内备考表,置于卷末。"6、装盒并填写封面。《办法》第十条C-}J要求:“按室编卷号的顺序将每卷档案一次装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊的项目。"7.编制殡葬档案目录。按《办法》第十条u} c加要求:“按类别分别编制殡葬档案目录”,加封面装订成册,一式三份,并编制目录号。
    c3鉴定、移交与销毁。i、保管期限:按《办法》第十一条规定:“遗体火化档案的保管期限为50年”,“遗体安葬档案和骨灰安放(葬)档案的保管期限为自初次签订安放(葬)合同之日起至续签的最后一份安放(莽合同或者协议终止后20年。"2、移交:按《办法》第十五条规定:“遗体火化档案在殡葬服务单位保管20年后向相关国家综合档案馆移交。"3、销毁:按照《办法》第十五条规定:“遗体火化档案保管期限届满后对其进行鉴定,有继续保存价值的延长保管期限直至永久,无保存价值的予以销毁。”“遗体安葬档案和骨灰安放(莽档案的保管期限届满后,殡葬服务单位应当对其进行鉴定,有继续保存价值的移交到相关国家综合档案馆保存至永久,无保存价值的予以销毁。”对需要销毁的档案应当建立销毁清册,载明销毁档案的时间、种类和数量,确保应当销毁的档案没有漏销和流失。相关负责人员应当在销毁清册上签字。销毁清册和殡葬档案目录永久保存。(详见《办法》第十五袅
    (四)利用。1、利用范围:《办法》第十三条明确规定殡葬档案主要供殡葬服务单位使用。CD火化证明或者安放(葬)证明的持有人凭本人有效身份证件,可以利用相关的殡葬档案。C2)各级人民政府民政部门、人民法院、人民检察院、公安和国家安全机关、纪检监察机关因公需要,持单位介绍信可以利用殡葬档案。C3)律师凭律师执业证书和律师事务所证明,可以利用与其承办的法律事务有关的殡葬档案。2、利用方式。按照《办法》第十四条规定:“殡葬档案不得外借,仅限于当场查阅。为出具相关证明复印殡葬档案的,需加盖档案保管部门的印章方为有效。严禁对所查阅的殡葬档案进行损毁、涂改、抽换、圈划、批注、污染。”
    六、提升殡葬档案工作的服务水平
    在新时期,殡葬工作从“注重成果”向“注重民生”方向转变,把“提高服务质量,减轻丧家负担”视为全部殡葬工作中的重中之重。适应这种变化,殡葬档案工作也要体现“四个转变”。
    C1)档案工作地位从“二线信息提供者”向“一线信息服务者”转变,以往殡葬档案工作只是被动的信息提供,充当殡葬改革的“旁观者”。按照殡葬改革的总体要求,殡葬档案信息的重要性日益凸显,殡葬档案工作地位前移,成为推进殡葬改革的“生力军”。
    C2)从“唱独角戏”向“联合作战”转变。地位发生变化,角色也相应改变。殡葬档案在行业内部具有较强的关联性和互动性。因此,档案工作要敢于出头,积极争取领导重视。部门配合、科学整合各项信息资源,实现各方共赢。
    C3档案工作内涵以“单纯保管型”为主向“综合服务型”转变。以往档案工作偏重于资料收集,“缺啥补啥”。档案使用时“干啥用啥”,缺乏广泛性。随着殡葬改革工作的推广,殡葬档案的基础性作用得到体现,在实施殡葬发展战略、殡葬事务公开、殡葬信息查询等方面体现出全体覆盖、适度普惠、均等服务的性质。
    (四)档案服务对象从有限特定人群向服务社会成员转变。适应经济社会的发展,殡葬工作领域不断开拓,殡葬信息已经成为社会总信息的重要组成部分,在社会保险、商业保险、遗产继承、房产公正等诸多领域,殡葬档案服务对象逐步覆盖社会整个角落,不断惠及全体社会成员,日益体现出鲜明的开放性。